next up previous contents index


sonstige Funktionen im Dokumentenarchiv

Sie haben im Dokumentenarchiv auch die Möglichkeit, sich Dokumente nach bestimmten Auswahlkriterien anzeigen zu lassen:
  1. Erledigte Aktivieren Sie den Button [Erledigte] und klicken dann auf [Aktualisieren], so werden Ihnen auch die als erledigt markierten Dokumente angezeigt. Ist der Button deaktiviert, so werden die als erledigt markierten Dokumente nicht angezeigt.
  2. Nur eigene Wenn Sie diesen Button aktivieren und auf [Aktualisieren] klicken, werden Ihnen nur die von Ihnen erstellten, also Ihre "eigenen" Dokumente angezeigt.
  3. Ausgang Wenn der Button [Ausgang] aktiviert ist und Sie auf [Aktualisieren] klicken, werden nur die Dokumente angezeigt, die in INVEP verfasst wurden, also "rausgehen". Dieser Button sollte daher immer aktiviert sein, damit Sie die erfassten Dokumente sehen können. Es sei denn, Sie möchten nur sehen, welche Dokumente in das Archiv importiert wurden.
  4. Eingang Sobald Sie diesen Button aktivieren, werden auch die Dokumente in der Liste angezeigt, die in das Dokumentenarchiv importiert wurden.
  5. Filter B Wenn Sie den Button [B] anklicken, öffnet sich zunächst die Auswahlliste für die Bereichsfilter-Auswahl. Hier können Sie einen Bereich auswählen, damit nur die diesem Bereich zugeordneten Dokumente angezeigt werden. Haben Sie einen Bereich ausgewählt und mit dem Button [Übernehmen & Exit] übernommen, so ist der Button [B] im Dokumentenarchiv farblich markiert.
  6. Filter P Über den Button [P] können Sie sich Dokumente anzeigen lassen, die von einer bestimmten Person erstellt wurden. Auch hier öffnet sich, wie zuvor beschrieben, eine Auswahlliste. Es sind hier unter Umständen nicht alle in der Kanzlei beschäftigten Mitarbeiter aufgeführt, sondern nur diejenigen, die bisher ein Dokument in Invep erfasst haben.
  7. Filter S Wenn Sie den Button [S] anklicken, öffnet sich eine Auswahlliste, in der Sie bestimmte Stichworte auswählen können. Haben Sie ein Stichwort ausgewählt und den Button [übernehmen & Exit] gedrückt, werden Ihnen nun alle Dokumente angezeigt, die das gewählte Stichwort enthalten.
  8. Person Wenn Sie aus der Liste ersehen möchten, an welche Person ein Schreiben gegangen ist oder zu welcher Person ein Dokument zugeordnet wurde, aktivieren Sie den Button [Person]. In der Spalte "Person" ist dann der Name zu sehen. Dies funktioniert allerdings nur für den Typ "DOC", da PDF-Dateien keiner Person zugeordnet sind.

    Ist der Button [Person] nicht aktiviert, ändert sich die Spalte in "Kategorie". Hier steht dann der Bereich, dem dieses Dokument zugeordnet ist, also entweder Prozess-Stammdaten oder Notar-Stammdaten. Hier erfolgt die Anzeige zu allen Dokumenten, also auch zu den PDF-Dateien.
  9. Pfad Ist der Button [Pfad] aktiviert, so erscheint in der Spalte "Kategorie" die Pfadangabe, also Angaben darüber, woher das Dokument importiert wurde. Z.B.: "Prozess-Stammdaten": das Dokument stammt aus den Stammdaten eines Prozessverfahrens. "pdf/Import": das Dokument wurde aus einem externen PDF-Ordner importiert. Hier muss jedoch der Button [Person] vorher deaktiviert sein.
  10. Vorschau Ist dieser Button aktiviert, so erscheint eine kleine Vorschau, wenn Sie mit der Maus, ohne Anklicken, über ein Dokument fahren.
  11. Zeige Baum Klicken Sie auf diesen Button, so öffnet sich ein weiterer Dialog Archiv. In diesem Dialog wird Ihnen die Baumstruktur des Archivs angezeigt. Hier haben Sie auch einige weitere Auswahl- bzw. Anzeigemöglichkeiten zum Pfad, der Bereich usw.
Andre Koppel Software GmbH 2012-11-28