Dokumentenarchiv - automatisch überwachte Ordner

Beispiele

Erläuterung

Während INVEP läuft, d.h. auf dem Arbeitsplatz aktiv ist, werden automatisch zwei Verzeichnisse vom Programm überwacht. Sämtliche Dateien, die in diese Verzeichnisse einkopiert werden, werden von INVEP automatisch importiert und im System abgelegt.

  • invep_autoimport
    Dateien, die in diesem Verzeichnis abgelegt werden, werden automatisch im Archiv abgelegt und dem jeweils aktuell angewählten oder aktiven Verfahren zugeordnet. Das autoimport-Verzeichnis kann einfach dadurch geöffnet werden, dass mit der linken Maustaste auf das INVEP-Icon (invepd) in der Taskleiste der Eintrag "Importverzeichnis" angewählt wird.
    Der Datenimport erfolgt in zwei Schritten:
    • Im ersten Schritt werden die Dateien markiert und dem Verfahren zugewiesen. Dieser Vorgang geschieht mehrmals pro Minute. Dass der Vorgang abgeschlossen wurde, kann man daran erkennen, dass sich der Dateiname im "Explorer" ändert. INVEP hat die Datei erkannt und zugeordnet, jedoch noch nicht importiert.
    • Regelmäßig wird ein Job gestartet, mit dem die markierten Dateien tatsächlich in das INVEP-Archiv einkopiert werden. In Abhängigkeit von der Anzahl sowie der Größe der Dateien kann dieser eigentliche Import unterschiedlich lange dauern. Wenn INVEP während des Imports beendet wird, so wird der Import bei einem Neustart von INVEP fortgeführt. Es gehen also niemals Dateien verloren.
    Vor dem Dateinamen kann zusätzlich eine nummerische Nutzerkennung angegeben werden. Die Nutzerkennung muss im Dateinamen in der Form Un_ erfolgen. Dabei ist "n" die Fortlaufende Nummer des Anwenders. Beispiel:
    U7_Anmeldung.pdf
    Das Dokument wird dem aktuell angewählten Verfahren zugewiesen und der zugewiesene Sachbearbeiter ist der Nutzer mit der Nummer 5. Das Dokument bekommt im Archiv den Namen Anmeldung.pdf
  • scan
    Dateien, die in diesem Verzeichnis abgelegt werden, werden vollautomatisch importiert und ebenfalls vollautomatisch einem Verfahren zugewiesen. Der Anwender muss dafür keine Eingaben vornehmen.
    Dieses Verzeichnis wird in der Regel in Kombination mit einem Scanner verwendet, der die Dateien im Vorfeld aufbereitet und hier ablegt.
    Die Zuordnung zu einem bestimmten Verfahren erfolgt entweder über in den eingescannten Seiten enthaltene Barcodes oder durch einen speziellen Aufbau der Dateinamen.
    Wichtig in diesem Zusammenhang ist die Base-32-Nummer der Person, der das Schreiben zugeordnet werden soll und/oder die Base-32-Nummer des Verfahrens, dem das Schreiben zugeordnet wird. Diese Base-32-Nummern können innerhalb von INVEP jederzeit abgefragt sowie entsprechende Barcodes ausgedruckt werden. Steht die Base-32-Nummer der Person zur Verfügung, so ist die Angabe des Verfahrens überflüssig, da diese Zuordnung über die Person erfolgen kann:
    • ++Projekt_Base32_Nummer++ZusaetzlicherName.pdf
      INVEP weist das Dokument dem angegebenen Projekt, jedoch innerhalb des Projekts keiner bestimmten Person zu. Das Dokument bekommt im Archiv den Namen "ZusaetzlicherName.pdf".
    • +Person_Base32_Nummer+ZusaetzlicherName.pdf
      INVEP sucht basierend auf der Personenkennung das Projekt und weist das Dokument im Archiv sowohl dem Verfahren als auch der Person zu. Das Dokument bekommt im Archiv wiederum den Namen ZusaetzlicherName.pdf
    Hinter dem letzten Plus-Zeichen kann zusätzlich einer Nutzerkennung angegeben werden. Die Nutzerkennung muss im Dateinamen in der Form Un erfolgen. Dabei ist "n" die Fortlaufende Nummer des Anwenders. Beispiel:
    ++4TE++U7Anmeldung.pdf
    Das Dokument wird dem Verfahren Nummer 4910 (entspricht 4TE) zugewiesen und der zugewiesene Sachbearbeiter ist der Nutzer mit der Nummer 5. Das Dokument bekommt im Archiv den Namen Anmeldung.pdf

Das Dokumentenarchiv kann beliebige Dokumente und auch beliebige Mengen an Dokumenten aufnehmen (abhängig vom Plattenplatz). Es sollte jedoch unbedingt beachtet werden, dass der eingentliche Datenimport in Abhängigkeit von der Serverleistung durchaus einige Zeit dauern kann. Bei Verwendung des Autoimport-Ordners ist die eindeutige Zuordnung dann erfolgt, wenn alle Dateien von INVEP den speziellen Zuweisungsnamen bekommen haben.

Wenn ganze Verzeichnisse in den Autoimport-Ordner einkopiert werden, so werden auch alle darin enthaltenen Dateien importiert. Dies kann erhebliche Datenvolumen umfassen und entsprechend lange dauern.

Hinweise

Siehe auch



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