Drittschuldner - Drittschuldner anlegen / bearbeiten

Beispiele

Erläuterung

Drittschuldner anlegen

Um einen neuen Drittschuldner einzugeben, wählen Sie zunächst das Verfahren aus und klicken dann den Button [Drittschuldner] an.

Wenn Sie auf [Neuer D.-Schuldner] klicken, öffnet sich das passende Fenster zur Adresseingabe. Sie können hier die entsprechenden Daten zum Drittschuldner eingeben.

Geben Sie zunächst den Firmennamen oder Nachname- und Vorname des Drittschuldners ein und bestätigen die Eingabe mit der Return-Taste.

Mit der Return-Taste kommen Sie jeweils in das nächste sinnvolle Feld, selten benutzte Felder werden übersprungen. Um in den anderen Feldern Eingaben vorzunehmen, gehen Sie nach der Eingabe mit der Tab-Taste weiter oder wählen das gewünschte Feld mit der Maus an.

Falls der eingegebene Name bzw. die Firmenbezeichnung im Archiv bereits vorhanden ist, öffnet sich eine Adressauswahl mit bis zu 150 Adressen.

Findet die Suchautomatik mehr als 150 Einträge, werden keine Suchergebnisse angezeigt. Der Button neben [automatische Suche] ist dann rot hinterlegt und der Hinweis: "Name ... mal gefunden, zu viele Treffer, Schwellwert: 150".

Wählen Sie bei [Typ der Person] den entsprechenden Personentyp aus, z. B. Drittschuldner. Die weiteren Eingaben (z.B. Bankverbindung, Vertreter, usw.) können Sie erst vornehmen, wenn Sie gespeichert haben.

Weitere Informationen finden Sie unter: Adresse anlegen

Sie können bei [zugehörige Organe] Adressen, z. B. Vorstandsmitglieder, eingeben. Wenn Sie auf den oberen Button zur Erfassung klicken, öffnet sich das Fenster zur Eingabe von Organen zur Adresse. Geben Sie hier die Adresse ein und schließen Sie das Fenster mit [Speichern & Exit]. Der Name wird jetzt bei der Adresse des Drittschuldners unter [zugehörige Organe] angezeigt. Wenn Sie einen hier angezeigten Namen auswählen, können Sie über den oberen Button die eingegebene Adresse bearbeiten und ein weiteres "Unterorgan" zu dieser Adresse eingeben. Mit dem mittleren Button wird das ausgewählte Organ gelöscht. Mit dem unteren Button wird Ihnen das ausgewählte Organ angezeigt.

Wenn Sie eine Korrespondenzadresse oder einen Vertreter zu einem Drittschuldner eingeben möchten, klicken Sie im Adressfenster des Drittschuldners auf [Korresp-Adr.] oder [Vertreter]. Hier geben Sie wie gewohnt die Adressdaten ein und wählen den [Typ der Person] aus. Über [Speichern & Exit] gelangen Sie wieder in das Adressfenster des Drittschuldners, der Button [Korresp-Adr.] bzw. [Vertreter] ist jetzt farbig gekennzeichnet.

Der Button [Briefe an Korrespond.] ist automatisch aktiviert. D. h., dass die Word-Formulare an die Korrespondenzadresse adressiert werden, auch wenn ein Vertreter eingegeben wurde. Wenn Sie jedoch auch einen [Vertreter] erfasst haben und Sie möchten, dass die Briefe an die Adresse des Vertreters geschickt werden, müssen Sie den Button [Briefe an Korrespond.] ausschalten.

Drittschuldner bearbeiten

Wählen Sie den zu bearbeitenden Drittschuldner aus und klicken anschließend auf den Button [D.-Schuldner bearbeiten]. Es öffnet sich das Adressfenster mit der Drittschuldneradresse.

Wenn Sie eine Drittschuldneradresse, die mehrfach verwendet wird, nur für den ausgewählten Drittschuldner in diesem Verfahren ändern möchten, geht dies über [Fenster löschen]. Klicken Sie im geöffneten Adressfenster auf [Fenster löschen], um die Adresse bearbeiten zu können.

Die erste Nachricht

"Wenn Sie die Adresse jetzt löschen, dann müssen Sie danach eine neue Adresse auswählen oder eingeben. Wollen Sie die Adresse wirklich löschen?"

bestätigen Sie mit [ja], wenn Sie die Adresse wirklich bearbeiten möchten. Wenn Sie mit [ja] bestätigt haben, öffnet sich eine zweite Nachricht:

"Sollen die aktuellen Adressdaten als Vorgabe im Eingabefenster erhalten bleiben? Sie können diese Vorgaben dann ändern und erneut speichern."

Möchten Sie die Adresse als Vorgabe erhalten und nur ändern, dann wählen Sie [erhalten]. Wenn Sie auf [löschen] klicken, öffnet sich eine dritte Nachricht:

"INVEP kann jetzt auch den Vertreter sowie die Bankverbindung löschen. Sie können die beiden Informationen jedoch auch bestehen lassen. Wenn Vertreter und Bankverbindung jetzt gelöscht werden, dann werden sie tatsächlich gelöscht, das bedeutet, dass sie auch dann weg sind, wenn Sie die Adressmaske mit "Abbrechen" verlassen."

Klicken Sie auf [behalten], dann wird nur die Adresse gelöscht, Vertreter und Bankverbindung bleiben erhalten. Wenn Sie auf [löschen] klicken, werden auch Vertreter und Bankverbindung gelöscht.

Die Adresse wird nur in diesem Verfahren für den ausgewählten Drittschuldner geändert, nicht im Adressarchiv.



Drittschuldner importieren


Sie haben auch die Möglichkeit, über den Pfad Admin - Datenimport/Export - Import von Verfahrensdaten Drittschuldnerdaten zu importieren. Erhalten Sie vom Schuldner eine CSV-Liste (Excelliste im CSV-Format gespeichert wg der Sicherheit während der Übertragung) mit Drittschuldnerdaten, können Sie diese in Ihr entsprechendes Verfahren importieren (siehe auch Datenimport/Export im Dashboard).

Dazu wählen Sie unten links "Schuldner" (Schuldner des Verfahrens=Drittschuldner). Am einfachsten und sichersten ist es, wenn Sie dem Schuldner eine Excelliste vorgefertigt übersenden, in der die Daten als Überschrift enthalten sind, die Sie für Ihre Drittschuldnererfassung benötigen.

Damit Sie sich diese Datei nicht aus den Rippen zu schneiden brauchen, schlägt INVEP Ihnen eine Liste vor, die Sie erstellen lassen können und hiernach Ihrem Schuldner zum Ausfüllen übersenden.

So haben Sie alle benötigten Felder für den Import und der Schuldner weiß gleich, was er ausfüllen muss. Hat der Schuldner bereits eine Liste übersandt, dann wird diese bearbeitet, wie unter Datenimport/Export beschrieben.

Öffnen Sie keine Excellisten, die Ihnen per Mail übermittelt werden. Es können sich dort unterwegs Viren anheften, die Ihren PC verseuchen können; dies auch, wenn sich auf dem Absender-PC keine Viren befinden. Lassen Sie sich die Excellisten bitte immer als CSV-Datei schicken, denn auch für den Import benötigen Sie dieses Format.



Hinweise

Jede neue Adresse, die eingetragen und gespeichert wird, interpretiert das Archiv als Neueintrag. Eine doppelte Adresse verlängert die Suche und erhöht die Anfälligkeit für Fehleingaben. Sofern eine Adresse also bereits im Archiv vorhanden ist, sollte sie einfach wiederverwendet werden.

Ein großer Vorteil der Verwendung von Adressen aus dem Archiv liegt auch darin, dass eine Adresse bei einer Änderung nur einmalig im Archiv geändert werden muss, um vollautomatisch in allen Verfahren in der geänderten Form zur Verfügung zu stehen. Dies geht sogar soweit, dass beim Zusammenführen von Adressen (z. B. im Rahmen einer Fusion) auch die entsprechenden Einträge in sämtlichen Verfahren angepasst werden.

Siehe auch



Schatten