Word und LaTeX - Word-Vorlagen verwenden

Beispiele

Erläuterung

Wenn Sie bei gehaltener Strg-Taste den Buchstaben f drücken, wird ein Feld eingeblendet, mit dem Sie nach Begriffen auf dieser Seite des Handbuchs suchen können.

Um Serien- und Rundbriefe auszudrucken, öffnen Sie zunächst Gläubigerverwaltung, Drittschuldnerverwaltung oder weitere Personen.
Markieren Sie in der ersten Spalte die Personen, für die Sie einen Serien- oder Rundbrief drucken möchten und klicken Sie dann auf den Word-Button.

Im Kontextmenü (rechte Maustaste) der einzelnen Bereiche haben Sie viele weitere Auswahlmöglichkeiten. Sie können z. B. alle Gläubiger oder nur Gläubiger mit Feststellungen markieren, usw.
Weitere Informationen finden Sie unter: Gläubigerverwaltung - Kontextmenü (rechte Maustaste)

Um den Schuldner, das Finanzamt usw. anzuschreiben, starten Sie Word aus den Stammdaten. Hier öffnet sich zunächst eine Auswahl.

word_stammdaten.jpg

Wählen Sie hier aus, wer angeschrieben werden soll und klicken Sie dann auf [Übernehmen & Exit]

Nachdem Sie nun Word aufgerufen haben, öffnet sich der Formularbaum. Sie können hier nun ein beliebiges Anschreiben aufrufen, welches Sie für die vorher markierten Adressen (oder auch nur eine Adresse) nehmen wollen.

Formularbaum mn.jpg


In der obersten Reihe können Sie nun das Kürzel des Sachbearbeiters ändern (voreingestellt ist der Ersteller des Schreibens), eine Frist eintragen, Datum "Ihr Schreiben vom" (vorausgesetzt, die entsprechenden Feldzeichen sind in dem Anschreiben angegeben), die Auswahl des zu verwendenden Briefbogens und darunter Art und Anzahl der Abschriften.

Formularbaum ausgefuellt mn.jpg


Das Anschreiben könnte dann so aussehen:

Anschreiben aus Formularbaum mn.jpg


Sie brauchen also Ihr fertiges Musterschreiben wegen einer Frist z.B. nicht erst zu bearbeiten. Diese Eintragungen können über den Formularbaum erledigt werden (...wenn das Formularschreiben die entsprechenden Feldzeichen enthält).

Hinweise

Das Druckmodul kennt zwei Arten, um Word anzusprechen, zwischen denen mit einem Häkchen bei V2 gewechselt werden kann.

Im Modus 1 (also nicht V2) wird Word im Suchen- und Ersetzen-Modus angesprochen. Die in den Word-Vorlagen vorhandenen Felder werden mit den klassischen Word-Funktionen "Suchen und Ersetzen" durch die Inhalte, die im finalen Brief erscheinen sollen, ersetzt. Bei dem ersetzten Text handelt es sich danach um ganz "normalen" Word-Text.

Diese Vorgehensweise hat einen Vorteil: Das Ergebnis der Ersetzung ist normaler Text, der auf ganz regulärem Wege mit Word bearbeitet werden kann.

Sie hat aber mehrere Nachteile: Das Suchen und Ersetzen ist in Word extrem langsam Es muss zusätzlich mit verdeckten Merkmalen (verdecktem Text) gearbeitet werden, um die Positionen wiederzufinden, nachdem sie erstmalig ersetzt wurden (dies sind die verdeckten TAG_START und TAG_END-Einfügungen). Die Verwaltung dieser verdeckten Texte erzeugt zusätzlichen Aufwand und zudem wird das Erscheinungsbild auf dem Bildschirm zerstört, wenn man "Verdeckte Texte anzeigen" gewählt hat.

In der Version 2 wird die Suchen- und Ersetzen-Funktion nicht verwendet. Statt dessen werden in einem einmaligen Aufruf die Textmarken durch echte Word-Felder ersetzt. Bei der Generierung weiterer Schreiben müssen diese Felder nicht mehr mit "Suchen und Ersetzen" durch neue Inhalte ersetzt werden, sondern Word verwaltet die Felder selbständig. Die INVEP-Word-Anbindung teilt Word einfach nur die neuen Feld-Inhalte mit und Word tauscht sämtliche Vorkommnisse in Windeseile aus.

Diese Vorgehensweise hat mehrere Vorteile: Der Austausch der Feldinhalte ist erheblich schneller als "Suchen und Ersetzen" (Faktor 5-10). Es wird kein verdeckter Text zum Wiederauffinden der Felder benötigt, da die Felder ja direkt angesprochen werden, das Erscheinungsbild ist also in allen Anzeigevarianten konsistent.

Ein Nachteil verbleibt: Felder sind Felder, sie sind kein "normaler" Text. Man kann den Inhalt eines Feldes nicht einfach so abändern, da Word diese Änderung wieder rückgängig macht und den Inhalt durch den Text ersetzt, der für das Feld vorgesehen ist. Wenn man den Inhalt ändern möchte, so muss man das Feld an sich löschen und durch neuen Text ersetzen. Damit ist das Feld und die damit einhergehende Logik jedoch verschwunden und es können keine weiteren Ersetzungen basierend auf diesem Feld vorgenommen werden (das Feld gibt es ja nicht mehr).

Siehe auch



Schatten