Adressen zusammenführen

Falls im Adressarchiv mehrfach identische Adressen abgelegt sein sollten, haben Sie die Möglichkeit, das Adressarchiv aufzuräumen, indem Sie identische Adressen zusammenführen. Dies ist sinnvoll, weil überflüssige Adressen den Suchprozess verlangsamen.

Hinweis: Bei mehrfach vorhandenen identischen Adressen sollten Sie keine Adresse löschen, denn dann werden die entsprechenden Adresseintragungen in den Dialogen ersatzlos gelöscht. Bei der Funktion [Zusammenführen] hingegen ersetzt eine ausgewählte Adresse die vorherigen Adresse. Bitte prüfen Sie vor dem Zusammenführen, ob beide Adressen wirklich identisch sind. Die bei [Typ der Person] ausgewählten Einträge werden aus beiden Adressen übernommen.

Um Adressen zusammenzuführen, klicken Sie im Dialog Pflege von Adressen die gewünschte Adresse an (diese erste Adresse bleibt erhalten). Anschließend auf [Auswählen] klicken. Dieser Button ändert sich jetzt in [Zusammenführen].

Nun wählen Sie bitte die Adresse aus, die mit der ersten zusammengeführt werden soll. Auf [Zusammenführen] klicken. Es erscheint jetzt eine Nachricht:

"Folgende Adressen werden zusammengeführt: ...mit ...Die zweite Adresse wird danach gelöscht. Soll die Aktion jetzt durchgeführt werden?"

In dieser Nachricht stehen noch einmal die beiden ausgewählten Adressen. Sie können nun kontrollieren, ob die Bearbeitung so richtig ist. Wenn Sie mit dem [Ja]-Button bestätigt haben, erscheint eine weitere Nachricht:

"Die Adressen wurden zusammengeführt. Die zweite Adresse wurde gelöscht."

Nachdem Sie diese mit [OK] bestätigt haben, zeigt Ihnen das Adressarchiv automatisch die aktualisierte Liste im Dialog Pflege von Adressen an.

Hinweis: Die Möglichkeit der Adresszusammenführung erweist sich auch dann als besonders wertvoll, wenn keine Doppeleintragungen vorliegen, sondern Firmen fusionieren. Sie können die vorher als Einzelfirmen eingetragenen Adressen zusammenführen und der Ergebnisadresse den neuen Namen der fusionierten Firma geben. Damit werden automatisch in allen Verfahren die entsprechenden Adresseinträge aktualisiert. Sie ersparen sich auf diesem Wege viele Stunden Arbeit, die Sie sonst zur Aktualisierung der Datenbestände benötigen würden.

Andre Koppel Software GmbH 2013-01-28