Adressen der Beteiligten eingeben

Erst jetzt können Sie mit der Anlage der Namen und Adressen beginnen. Drücken Sie hierzu den Button [Neu] auf der rechten Seite. Es erscheint der Adressdialog:

Geben Sie im Eingabefeld [Firmenname] die Firmierungsbezeichnung bzw. bei juristischen Personen den Firmennamen ein. Die [Art der Person] sowie [Anrede] werden automatisch, entsprechend der vorgenommenen Eingaben, gesetzt. Wählen Sie bei [Art der Person] Rechtsanwalt, erfolgt automatisch ein entsprechender Eintrag im Feld [Zusatzanrede]. Dabei ist zu beachten, dass eine bereits vorhandene Zusatzanrede nicht überschrieben wird.

Für natärliche Personen geben Sie bei [Titel] z.B. Dr. oder Prof. ein, bei [Familien-/Nachnamen] einen gültigen Familiennamen und bei [Vornamen] den Vornamen der Person, der in dieser Form auch in den Anschreiben erscheinen soll. Die [Art der Person] ist hier jedoch in "natärlich" und "männlich" bzw. "weiblich" zu ändern. Die [Anrede] ist dann entsprechend in "Herr" oder "Frau" umzustellen. Die [Zusatzanrede] wird automatisch geändert. Später erscheint im Dokument dann die hier ausgewählte Anrede.

Bestätigen Sie immer mit der Return-Taste weiter zum nächsten Feld.

Hinweis: Falls eine Adresse bereits vorhanden ist, öffnet sich der Dialog Adressauswahl. Hier kann man die einzelnen Adressen über den Befehl [Anzeigen] aufrufen. Sie haben nun zwei Möglichkeiten.

Wenn Sie eine der angezeigten Adressen meinen, klicken Sie sie an. Gehen Sie anschließend auf [übernehmen & Exit]. Die ausgewählte Adresse erscheint dann automatisch im Adressdialog.
Falls Sie keine der angezeigten Adressen übernehmen, sondern eine neue anlegen wollen, klicken Sie auf den Button [Abbruch]. Die Adresse muss nun im Adressdialog eingegeben werden.

Gehen Sie jetzt im Adressdialog mit der Return-Taste weiter, es wird dann immer automatisch das nächste sinnvolle Feld ausgewählt. Füllen Sie alle Felder, die Sie benötigen, aus (Straße, Ort, Telefon, Fax usw.). Bei [Nachnamenszusatz] geben Sie z.B. Senior, Junior usw. ein.

Um eine bestimmte Person in einem Schreiben, z.B. bei einer GmbH den Geschäftsführer, anzuschreiben/anzusprechen, klicken Sie den Button [Anredeschlüssel]. Hier können Sie jetzt den entsprechenden Namen eintragen und abspeichern. Die Anrede ist nun gespeichert und wird später bei Erstellung eines Schreibens automatisch aufgeführt.

Bei [Adresszusatz] können Sie z.B. "Verwalter der ...... GmbH" oder "z.Hd. Herrn XY" eingeben. Diese Angabe wird dann automatisch bei Erstellung des Schreibens im Adressfeld mit angeführt.

[Typ der Person]: Wichtig ist hier, einen oder mehrere richtige Personentypen (z.B. Mandant, Gegner) zu der eingegebenen Adresse auszuwählen.

Hinweis: Die Auswahl des Personentyps ist unbedingt zwingend, damit später auch in Dokumenten die richtigen Daten geladen werden.
Ferner wird mit der Auswahl des Personentyps von INVEP geprüft, ob eine Interessenkollision vorliegt. Dies wird dann von INVEP angezeigt.
[Zugehörige Organe]: Bei [Zugehörige Organe] können Sie, wenn es sich bei der eigentlichen Adresse um eine GmbH handelt, den die GmbH vertretenden Geschäftsführer eingeben.

Sie können hier so viele Organe eingeben, wie nötig sind. Hierzu klicken Sie auf den Button [E]. Es öffnet sich der Dialog [Eingabe von Organen zur Adresse]. In diesen Dialog geben Sie Name und Anschrift des entsprechenden "Organs" (hierbei kann es sich z.B. auch um Mitglieder einer GbR handeln) ein. Dann klicken Sie auf den Button [Speichern & Exit]. Sie befinden sich nun wieder in dem Adressdialog der zu bearbeitenden Person. Im Feld [zugehörige Organe] ist nun der Name des eingegebenen "Organs" zu sehen. Um weitere Organe einzugeben verfahren Sie, wie vor beschrieben. Im Feld [zugehörige Organe] sind dann alle eingegebenen Organe aufgelistet.
[Historie]: In das Eingabefeld [Historie] können Sie Einträge zur Adresse eingeben, wenn Sie z.B. mit jemandem telefoniert oder ihm einen Brief geschrieben haben. Klicken Sie auf [Eingeben], dann öffnet sich der Dialog Historie, hier können Sie die Informationen und die Dauer der Bearbeitung sowie für eine evtl. Honorarabrechnung den vereinbarten Stundensatz eingeben.

Wenn Sie eine Adresse mit Hilfe des Buttons [Edit] aufrufen, werden im Feld [Historie] alle eingegebenen Einträge zu dieser Adresse für das zuvor ausgewählte Verfahren angezeigt. Lassen Sie sich eine Adresse über das Adressarchiv anzeigen, werden nur die Einträge angezeigt, die für diese Adresse im Adressarchiv eingegeben wurden. Aktivieren Sie jedoch den Button [Alle], werden alle Einträge zu dieser Adresse (alle Verfahren und Archiv) angezeigt.

An erster Stelle stehen das Datum und die Uhrzeit des Eintrages, dann der Name des Sachbearbeiters, der diesen Vermerk eingetragen hat mit einem [R] oder [A]. Hierbei steht das [R] für einen Eintrag zur Adresse aus einem zuvor ausgewählten Verfahren und das [A] für einen Eintrag zur Adresse im Archiv.

Sie können auch einen oder mehrere Einträge auswählen. Der Button [E] (eingeben) ändert sich dann in [A] (anzeigen). Nachdem Sie auf [A] geklickt haben, wird eine Nachricht geöffnet, in der Sie den oder die ausgewählten Einträge in voller Länge lesen und bearbeiten können. Siehe hierzu auch Kapitel 12 Zeitenerfassung ür Honorarvereinbarungen.
[Bankverbindung]: Hier geben Sie bitte die Kontoverbindung der betreffenden Person ein, wenn vorhanden bzw. wenn notwendig. Sobald eine Kontoverbindung zu einer Adresse eingegeben wurde, erscheint der Button [Bankverbindung] farbig. Es ist also für jeden, der die Adresse aufruft, zu erkennen, dass eine Bankverbindung eingetragen ist.
[Memo]: Wenn Sie den Button [Memo] aktivieren, öffnet sich der Dialog Memo. Hier können Sie Kurznachrichten eingeben, die diese Person betreffen. Der Button [Memo] ist farblich markiert, sobald ein Memo eingetragen wurde.

Das Memo können Sie nun drucken; siehe hierzu Kapitel 13 Memo. Mit dem Button [Speichern & Exit] gelangen Sie wieder in den Adressdialog.

Haben Sie nun alle Angaben zur Adresse eingegeben, klicken Sie auf den Button [Speichern & Exit] und Sie gelangen wieder in die Stammdaten in der Prozesssache. Hier können Sie nun weitere Adressen eingeben. Um eine weitere Person einzugeben, klicken Sie doppelt in das Anzeigefeld, der Button [Neu] erscheint nun wieder und Sie können eine weitere Adresse anlegen.

Mit dem Button [Edit] können Sie die Adressangaben der jeweils angeklickten Person aufrufen und bearbeiten.

Mit dem Button [Del] können Sie die jeweils angeklickte Person aus der Akte löschen.

Andre Koppel Software GmbH 2012-11-28