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Dokumente umbenennen

Sie können Dokumente auch umbenennen, indem Sie im Dokumentenarchiv das Dokument anklicken, welches umbenannt werden soll. Dann aktivieren Sie unten den Button [Merkmale]. Nun öffnet sich folgender Dialog:

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  1. [Dokumentenname] Hier können Sie den Dokumentennamen ändern. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nach dem Dokumentennamen immer ein "." gesetzt und die Dateiart hinzugefügt wird, z.B. PDF, DOC.
  2. [Ursprungs-Datenpfad] Hier wird angezeigt, aus welchem urspr�nglichen Pfad/Ordner das Dokument importiert wurde, wenn es sich nicht um ein in INVEP erstelltes Dokument handelt.
  3. [Code] Hier ist der Zuordnungscode einer Person zu einem Verfahren automatisch eingetragen, d.h. es wird das Verfahren angezeigt, in welchem das Dokument erstellt wurde und die Person, die ausgewählt wurde. Die Zuordnung kann hier geändert werden.
  4. [Typ] Dies ist ein nicht �nderbares Feld. Hier wird angezeigt, um welchen Dateityp es sich bei dem Dokument handelt.
  5. [Richtung] Auch dieses Feld ist nicht �nderbar. Sie entnehmen diesem Feld, ob es sich um ein Dokument handelt, welches in INVEP erstellt wurde (Ausgang) oder um eines, das in INVEP importiert wurde (Eingang).
  6. [Ersteller] Diesem Feld entnehmen Sie, wer das Dokument erstellt, also entweder in INVEP erstellt oder importiert hat.

    Sie können den Namen des Erstellers auch ändern, indem Sie den Button [E] anklicken. Es erscheint dann eine Auswahlliste, mit deren Hilfe Sie einen anderen Namen einfügen können. Diese Umbenennung ist jedoch auch wieder rechteabh�ngig.
  7. [Datum] Hier wird Ihnen angezeigt, wann das Dokument erstellt wurde. Dieses Datum können Sie ändern, z.B. wenn es sich um ein importiertes Schreiben handelt. Ist das Ursprungsschreiben beispielsweise vom 01.02.2012, wird jedoch erst am 10.02.2012 in INVEP importiert, können Sie hier den 01.02.2012 als Datum eingeben.
  8. [Bereich] Wenn Sie diesen Button anklicken, öffnet sich eine Auswahlliste mit den Bereichen, denen das Dokument zugeordnet werden kann.
  9. [Erledigt] Aktivieren Sie diesen Button, so kennzeichnen Sie das Dokument dadurch als "erledigt". Dies wird Ihnen im Dokumentenarchiv dadurch angezeigt, dass automatisch mit der Aktivierung ein Häkchen in der Spalte [EL] gesetzt wird.
  10. [Wichtig] Aktivieren Sie diesen Button, so kennzeichnen Sie das Dokument dadurch als "wichtig". Dies wird Ihnen im Dokumentenarchiv dadurch angezeigt, dass automatisch mit der Aktivierung ein rotes Ausrufezeichen in der Spalte [EL] gesetzt wird.
  11. [Kommentar] Hier können Sie einen Kommentar zum Dokument abgeben. Dieser Kommentar wird jedoch nur unter diesem "Merkmal" gespeichert.

    F�r dieses Feld können Sie sich auch über die 7-Taste auch eine Makroliste erstellen.
  12. [Stichworte] Hier können Sie die bereits vorhandenen Stichworte ändern.

    Auch hier können Sie sich mit Hilfe 7-Taste eine Makroliste erstellen.
Andre Koppel 2013-01-28