Buchhaltung - Buchungsmodul

Beispiele

Da INVEP laufend erweitert wird, kommt es vor, dass Programmabbildungen entweder nicht aktuell sind oder fehlen. Sollten Sie Bedarf an einer aktuellen Abbildung zu einem speziellen Thema haben, mailen wir Ihnen dies gern zu; bitte setzen Sie sich über info@akso.de mit uns in Verbindung.

Erläuterungen

Wenn Sie bei gehaltener Strg-Taste den Buchstaben f drücken, wird ein Feld eingeblendet, mit dem Sie nach Begriffen auf dieser Seite des Handbuchs suchen können.

Vor dem Buchen müssen Sie sicherstellen, dass die Konten im Kontenplan richtig und vollständig geschlüsselt wurden. Um automatische Buchungen zu ermöglichen, muss z.B. sichergestellt sein, dass jeweils ein Konto als Umsatzsteuerkonto festgelegt wurde. Das Gleiche gilt für Umbuchungskonten.

Buchungen in INVEP

Es gibt im unteren Bereich diverse Einstellungsmöglichkeiten beim Buchen. So gibt es eine Auswahl, ob die letzten Buchungen angezeigt werden sollen, eine Fälligkeit oder eine Kostenstelle angegeben werden soll. Zudem kann ein Komma gesetzt sowie die Anzahl der Nachkommastellen festgelegt werden.

Abbildung: Buchungsmaske
Fensterabbildung Buchungsmodul


Die einzelnen Felder während einer Buchung können sowohl mit [Enter] als auch mit der [Tab-Taste] verlassen werden.

Sollten Sie bei einer Buchung ein Steuerkennzeichen benötigen, so klicken Sie bitte das Häkchenfeld "Stp.I.E." an. Es öffnet sich die Auswahl der vorhandenen Kennzeichen, aus der Sie das benötigte Kennzeichen auswählen und das Feld mit Speichern verlassen. Das Häkchenfeld der Buchung ist nun farblich hinterlegt. Falls Sie das Stp.I.E.-Kennzeichen kontrollieren wollen, nehmen Sie die Kontrolle bitte ausschließlich in der Liste der Buchungen vor. Falls Sie eine solche Buchung korrigieren wollen oder müssen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Löschen Sie zunächst die fehlerhafte bzw. zu ändernde Buchung. Dann erfassen Sie die Buchung neu.

Für bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu berücksichtigende innergemeinschaftliche steuerpflichtige Erwerbe im Zeitraum Juli bis Dezember 2020 verwenden Sie bitte das Kennzeichen @95.


Bei dem Kennzeichen @95 sowie den Kennzeichen @89 (Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe 19%) und @93 (Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe 7%) speichern Sie bitte zunächst das Kennzeichen ab und haken danach den entsprechenden Steuersatz an bzw. schreiben den Prozentsatz in das Feld "manu.Eing." Der auf den Betrag anfallende Steuerbetrag erscheint im Feld nebenan.

Bei allen drei Kennzeichen ist die beschriebene Reihenfolge unbedingt einzuhalten, da sonst der Steuerbetrag nicht in der Steuererklärung/Voranmeldung berücksichtigt wird.

Eine solche Buchung ist auch nur begrenzt vollständig in der Liste der vorgenommenen Buchungen darzustellen. Wollen Sie die korrekte Berücksichtigung überprüfen, so verwenden Sie bitte die Auswertungen im Bereich "Steuerrelevante Buchungen". Stellt sich dabei ein Eingabe-Fehler heraus, gilt das oben gesagte auch für diese Kennziffern: Falls Sie eine solche Buchung korrigieren wollen oder müssen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Löschen Sie zunächst die fehlerhafte bzw. zu ändernde Buchung. Dann erfassen Sie die Buchung neu. Diese Verfahrensweise gilt auch, wenn Sie nachträglich eine USt-I.D. unten links im dafür vorgesehenen Feld eingeben wollen.

Wenn Sie nicht genau wissen, welches Konto Sie als Gegenkonto auswählen müssen, können Sie sich mit einem [?] im Feld Gegenkonto und nachfolgendem Drücken von [Enter] alle Konten anzeigen lassen. Das, welches Sie dann auswählen, wird übernommen. Die Auswahl kann wieder gelöscht werden, wenn Sie sich geirrt haben. Informationen zum jeweiligen Konto finden Sie, wenn Sie mit gehaltenem Mauszeiger auf dem Konto bleiben. Das jeweilige Sammelkonto können Sie sich anzeigen lassen, wenn Sie im unteren Bereich auf den Button "Sammelkonto anzeigen" klicken. Es wird dann das Sammelkonto des ausgewählten (umrandeten) Kontos angezeigt.

Eventuell zu berücksichtigende Steuersätze sind vor dem Buchen in den Konto-Definitionen einzustellen. Die nach der Eingabe des Gegenkontos sichtbar werdende Auswahl berücksichtigt zudem das Datum der Wertstellung. Eine nach der ersten Buchung entstandene Vorbelegung hat allerdings erst eine auswählende Wirkung, wenn das Gegenkonto entweder über die [Enter]- oder über die [Tab]-Taste verlassen wurde. Steuern Sie die entsprechenden Felder mit der Maus an, bekommen Sie keine Möglichkeit, einen Steuersatz anzuhaken.

Vorsicht:
Wenn Sie eine Buchung noch einmal aufrufen, um z.B. etwas nachzuschauen, dann verlassen Sie die Buchung bitte nicht über den Speichern-Button. Speichern Sie eine vorhandene Buchung neu, dann wird die gesamte Logik der betroffenen Konten (Steuerbuchungen, Fremdwährungen, etc.) neu angewendet.


Ab der zweiten Buchung werden einige Felder vorbelegt. Diese sind bei Bedarf mit anderen Angaben zu überschreiben. Bitte verlassen Sie geänderte Felder entweder über die [Enter]- oder über die [Tab]-Taste. Achten Sie zudem darauf, dass Sie bei einer Splitbuchung mit einer zu berücksichtigenden Umsatzsteuer das Feld "Gegenkonto" ebenfalls so verlassen. Anderenfalls, also wenn Sie die entsprechenden Felder mit der Maus ansteuern, bekommen Sie keine Möglichkeit, einen Steuersatz anzuhaken.

Warnmeldungen
Eine eingebaute Fehlerprüfung weist beim Aufruf des Buchungsmoduls auf doppelte Kontenschlüsselungen hin, die es so nicht geben dürfte. Solche mehrfach identisch oder nicht vorab geschlüsselten Konten "schleichen" sich in Verfahrenskontenpläne ein und führen irgendwann zu Fehlern. Um diesen Fehlern begegnen zu können, wurden Prüfungen eingebaut, die diese Warnhinweise produzieren.

Wichtig ist, dass gerade die Automatikkonten jeweils nur einmal angelegt werden, denn sonst kann in INVEP keine automatische Kontobuchung erfolgen.

Es besteht die Möglichkeit, diese Meldungen zu ignorieren oder sich auf die Suche zu begeben, welche Konten hier doppelt oder mehrfach angelegt wurden. Die Schlüsselung erfolgt beim jeweiligen Konto. Prüfen Sie ggf. auch die bisher nicht genutzten (nicht bebuchten) Konten. Da die meisten Auswertungen aus diesen Konten generiert werden, sollte geprüft werden, welche Konten anzuwenden bzw. welche in den Auswertungen erfasst wurden.

In der Regel sind das zum Beispiel mehrere Umbuchungskonten. Es darf nur ein Umbuchungskonto geben, das auch so geschlüsselt wird, denn das wird automatisch angesprochen. Alle anderen - zusätzlichen - Umbuchungskonten, die "von Hand angesprochen" werden, sind Finanzkonten. Es kommt auch vor, dass mehrere Umsatzsteuerkonten mit der gleichen Schlüsselung angelegt werden. INVEP kann dann keine automatisierten Buchungen durchführen. Der Steuersatz wird für jede Buchung neu ausgewählt, wenn nicht im angesprochenen Konto ein Steuersatz vorgegeben ist.

Es kann in der Kontenanzeige eine zusätzliche Spalte mit den Schlüsselungen angezeigt werden (oben die Markierung bei "Typen anzeigen" setzen). So lassen sich (bei entsprechender Sortierung) sehr schnell eventuelle Fehler erkennen.


Neben der normalen Buchung bietet INVEP auch die Möglichkeit, Buchungen mit Fremdwährungen vorzunehmen sowie Basiswerte mitrechnen zu lassen:

Buchung eines Kontos mit Fremdwährung

Hinweise
Sie können mit INVEP auch - wenn die Schnittstellen dafür freigeschaltet sind - Konten in Fremdwährung buchen. Es ist zwar theoretisch auch möglich, alle Buchungen auf einem gemeinsamen Konto vorzunehmen, dies ist jedoch aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht zu empfehlen. Daher bietet es sich an, in solchen Fällen jeweils separate Konten anzulegen und dort die zu berücksichtigende Währung einzustellen.

Neues Konto mit Kennzeichnung als USD-Konto


Die Umrechnung erfolgt automatisch - es wird der Kurs des Wertstellungsdatums gerechnet. Benötigen Sie den Tageskurs einer Währung, können Sie direkt in der Startseite bei der Suche eine Abfrage eingeben, die Ihnen sogleich den entsprechenden Betrag des abgefragten Kurses zum Tagesdatum anzeigt:

Abfrage Tageskurs Fremdwaehrung mn.jpg



Ergebnis Fremdwaehrung mn.jpg

Wir haben in unserem Beispiel den Tageskurs vom 13.03.2011 von 100 US-Dollar in EUR abgefragt. (INVEP verfügt über eine Datenbank, die sich aus den offiziellen Umrechenkursen der EZB speist.)

Hier noch einmal den Text zum Kopieren. Zwar kann man ihn nicht speichern und einfügen, aber man kann ihn sich irgendwohin speichern, wo man ihn schnell findet zum Abschreiben, oder ausdrucken und in eine Mappe heften, die für solche Dinge erstellt wurde.
::currencyconvert(100;"USD/EUR";2011.03.13) Betrag, Währungen und Datum (Jahr.Monat.Tag) sind individuell einzugeben.

Möchten Sie einen anderen Umrechnungskurs als den der EZB verwenden, dann setzen Sie bitte hinter der Konto-Nr. Ihres Fremdwährungskontos einen Doppelpunkt und schreiben den konkreten Umrechnungskurs dahinter.


Muster Buchungsfenster mit anderem Wechselkurs



Wenn Sie die Buchung zum Bearbeiten noch einmal aufrufen und speichern - auch wenn Sie nur den Buchungstext ändern - müssen der Doppelpunkt und der Wechselkurs hinter der Kontonummer (1204:1,234) neu eingegeben werden!



Buchungen eines Kontos incl. Basiswert


Basiswerte sind z.B. Dispolimits. Wenn also beim Buchen ein Dispolimit für den Buchungstag eingegeben wird, ist auf diesem Weg zu sehen, wie viel Geld auf dem Konto noch zur Verfügung steht.
Durch das Benutzen dieses Feldes kann ein Betrag "mitgerechnet" werden, der nicht vergessen werden darf; z. B. ein noch abzuziehender Kreditbetrag oder ein noch zu addierender Betrag eines Guthabens, also Beträge, die eine Rolle spielen beim Kontostand, jedoch aus vielen möglichen Gründen noch nicht in der Buchhaltung erscheinen.

Basiswertbuchung mn.jpg


Dieser mitzurechnende Wert muss bei jeder Buchung wieder eingetragen werden, da die Beträge nicht immer gleich bleiben. Handelt es sich um einen Minusbetrag, stellen Sie bitte ein " - " voran.


Buchen Sie mit diesem Basiswert, können Sie bei der Kontenübersicht (Buchungen anzeigen) ganz unten ein Häkchen setzen bei "+Lim". Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird als Saldo nicht einfach der aktuelle Kontostand angezeigt, sondern der Kontostand zuzüglich des "Basiswertes".

Basiswertbuchung mit Lim mn.jpg



Hinweise

Da INVEP laufend erweitert wird, kommt es vor, dass Programmabbildungen entweder nicht aktuell sind oder fehlen. Sollten Sie Bedarf an einer aktuellen Abbildung zu einem speziellen Thema haben, mailen wir Ihnen dies gern zu; bitte setzen Sie sich über info@akso.de mit uns in Verbindung.

Für bei der Umsatzsteuervoranmeldung zu berücksichtigende innergemeinschaftliche steuerpflichtige Erwerbe im Zeitraum Juli bis Dezember 2020 verwenden Sie bitte das Kennzeichen @95.


Vorsicht:
Wenn Sie eine Buchung noch einmal aufrufen, um z.B. etwas nachzuschauen, dann verlassen Sie die Buchung bitte nicht über den Speichern-Button. Speichern Sie eine vorhandene Buchung neu, dann wird die gesamte Logik der betroffenen Konten (Steuerbuchungen, Fremdwährungen, etc.) neu angewendet.

Möchten Sie einen anderen Umrechnungskurs als den der EZB verwenden, dann setzen Sie bitte hinter der Konto-Nr. Ihres Fremdwährungskontos einen Doppelpunkt und schreiben den konkreten Umrechnungskurs dahinter.

Wenn Sie die Buchung zum Bearbeiten noch einmal aufrufen und speichern - auch wenn Sie nur den Buchungstext ändern - müssen der Doppelpunkt und der Wechselkurs hinter der Kontonummer (1201:1,123) neu eingegeben werden!

Der mitzurechnende (Basis-)Wert muss bei jeder Buchung wieder eingetragen werden, da die Beträge nicht immer gleich bleiben. Handelt es sich um einen Minusbetrag, stellen Sie bitte ein " - " voran.


Siehe auch



Schatten