Formular laden

Mit dem Laden eines Formulars wird automatisch Word gestartet und das Formular wird mit den Daten der ersten gewählten Adresse ausgefüllt. Ein geladenes Formular können Sie danach noch an Ihre Bedürfsnisse anpassen und beliebig editieren.
Wenn Sie zuvor mehrere Adressen ausgewählt haben, so können Sie das angepasste Dokument für alle Adressen drucken lassen.

Hinweis: Nutzen Sie für das Erstellen von Serienbriefen die Version 2 (Button [V2]). Hiermit erfolgt die Erstellung von Serienbriefen zuverlässig und schnell. Es können bei einzelnen, wenigen Word-Dokumenten mit der Version 2 Probleme auftreten (z. B. Felder werden nicht ersetzt). Entfernen Sie in diesem Fall den Haken bei [V2] und öffnen Sie das Dokument erneut.

Wählen Sie das gewünschte Formular aus, indem Sie entweder das "+" vor der Verzweigung, danach das Formular anwä oder doppelt auf den Namen der Verzweigung klicken und danach auf das Formular klicken. Nun müssen Sie nur noch auf [Formular laden] klicken. Sie können auch die [Formularnummer] eingeben und auf [Formular laden] klicken, um das Word-Dokument zu öffnen.

Hinweis: Die Formularnummer wird in der Auswahl der Formulare in der untersten Zeile zusammen mit dem Dateinamen angezeigt, wenn Sie ein Formular ausgewählt haben.

Es öffnet sich Word mit dem ausgewählten Formular. Zusätzlich wird die Menüleiste eingeblendet. Sie haben Sie folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

[Einzeldruck]

Einen Einzeldruck starten Sie, wenn Sie zuvor nur eine Adresse ausgewählt haben. Hier können Sie vor dem Drucken auch noch Änderungen an dem Dokument vornehmen, die dann auch so ausgedruckt werden.

[Seriendruck]

Den Seriendruck starten Sie, wenn Sie zuvor mehrere Adressen ausgewählt haben.

Hinweis: Auch wenn Sie mehrere Adressen ausgewählt haben, wird in Word nur der erste Serienbrief angezeigt. Es werden jedoch alle Serienbriefe an die zuvor ausgewählten Personen ausgedruckt.

[PDF Einzeldruck]

Der Brief wird Ihnen als PDF-Dokument angezeigt und Sie können dieses hier auch ausdrucken.

[PDF Seriendruck]

Hier werden Ihnen alle Briefe als PDF-Dokument angezeigt und Sie können den Serienbrief als "zusammenhängendes" Dokument ausdrucken.

[Speichern]

Hier öffnet sich die Schlagworteingabe. Der hier eingegebene Text wird dann auch im Dokumentenarchiv zu diesem Dokument angezeigt.

[Inveparchiv]

Möchten Sie die Dokumente für jede Adresse einzeln im INVEP-Dokumentenarchiv speichern, aktivieren Sie vor [Seriendruck] oder [PDF Seriendruck] [Inveparchiv].

[Archivieren]

Möchten Sie die Dokumente für jede Adresse einzeln in einer externen Datei speichern, aktivieren Sie vor [Seriendruck] oder [PDF Seriendruck] [Archivieren].

[Abbruch]

Wenn Sie den Vorgang abbrechen, wird das Word-Dokument geschlossen und Sie können in der Auswahl der Formulare ein anderes Dokument auswählen.

[Seiten-Check]

Wenn Sie den Seiten-Check aktivieren, wird für mehrseitige Serienbriefe automatisch für jeden Brief eine gerade Anzahl der Seiten erzeugt. D.h., hat ein Brief drei Seiten, folgt automatisch eine Leerseite. Diese Einstellung ist nur für den beidseitigen Druck notwendig.

Pfeil-Button

Mit den Pfeil-Button können Sie sich alle Dokumente vor dem Druck ansehen.

[Exit]

Klicken Sie auf [Exit], wird auch die Auswahl der Formulare geschlossen. Haben Sie das Dokument noch nicht gespeichert, wird hier nachgefragt:

"Das Dokument wurde geÄndert. Soll das Dokument gespeichert werden?"

Wenn Sie [Ja] wählen, öffnet sich auch hier wieder die Schlagworteingabe.

Andre Koppel Software GmbH 2013-01-28