Dokumentenarchiv

Beispiele

Erläuterung

Das INVEP-Dokumentenarchiv ist mit allen Fachbereichen verknüpft. Es kann jegliche Form von Dateien aufnehmen und verwalten. Für die allermeisten gängigen Dateitypen enthält es zudem interne Vorschaumodule. Das Archiv ist in der Lage mehrere Versionen einer Datei zu verwalten, um eine nahtlose Bearbeitungshistorie für Dokumente bereit zu stellen.
Eine in das Archiv integrierte OCR (optische Zeichenerkennung) bietet die Möglichkeit, eingescannte PDF-Dokumente in durchsuchbaren Text umzuwandeln.

Wenn das Archiv aufgerufen wird, während in der Hauptsuchmaske ein Verfahren gewählt ist, so zeigt es nur die Einträge dieses Verfahrens. Ist kein Verfahren gewählt, so werden die letzten 100.000 Dokumente angezeigt.

Dokumentenarchiv



Das Archiv ist in drei Bereiche unterteilt:
  • Eine Liste mit allen Elementen und den wichtigsten Eigenschaften
  • Ein Filterbereich, mit dem gesucht und die Anzeige eingegrenzt werden kann
  • Buttons, mit denen Eigenschaften und Kommentare für ausgewählte Dokumente gesetzt werden können

Haben Sie kein Verfahren ausgewählt, werden alle gespeicherten Dokumente für den gewählten Bereich angezeigt.
Folgende Buttons stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn zuvor kein Verfahren ausgewählt wurde:

Über die Button [Insolvenz], [Prozess], [Notar], [Team], [Sonstige] oder [Alle] können Sie den Bereich auswählen für den die Dokumente angezeigt werden sollen. Wenn Sie einen Bereich ausgewählt haben, müssen Sie noch auf [Aktualisieren] klicken, damit die Dokumente für den gewählten Bereich angezeigt werden.

Ist der Button [Rubrum] aktiviert, wird das eingegebene Rubrum des Verfahrens in der Spalte "Name/Bezeichn./Rubrum" angezeigt. Sonst steht hier der Name bzw. die Bezeichnung des Dokuments.

Für die Anzeige und Auswahl stehen Ihnen immer die folgenden weiteren Felder und Buttons zur Verfügung:

Bezeichnung Bedeutung
Suchtext Geben Sie hier das zu suchende Stichwort, oder auch nur Buchstaben ein. Das Programm geht dann automatisch in der Tabelle zum ersten Eintrag mit diesem Stichwort oder Buchstaben. Sie können auch nach Archivnummern suchen, indem Sie die Nummer mit vorangestelltem # eingeben und mit Return bestätigen. Hier wird dann nur der Eintrag mit dieser Archivnummer angezeigt.
nächster Der zum Suchbegriff passende nächste Eintrag wird ausgewählt.
Erledigte Ist dieser Button aktivert, werden auch die Dokumente angezeigt, bei denen in der Spalte "El" ein Haken für erledigt gesetzt wurde.
Nur eigene Es werden nur eigene Dokumente angezeigt.
Ausgang Nur Ausgänge anzeigen.
Eingang Nur Eingänge zeigen
P.-Filter Mit dem Personenfilter wählen Sie die Person aus, von der die Einträge angezeigt werden sollen und klicken dann auf [Übernehmen&Exit]. Nachdem Sie die Anzeige aktualisiert haben, werden nur die Schreiben zur gewählten Person angezeigt.
B.-Filter Mit dem Bereichsfilter wählen Sie die Bereiche (z.B. Buchhaltung, Gläubiger, usw.) aus, von denen die Einträge angezeigt werden sollen und klicken dann auf [Übernehmen&Exit]. Nachdem Sie die Anzeige aktualisiert haben, werden nur die Schreiben zu den gewählten Bereichen angezeigt.
Person Wenn Sie diesen Button aktivieren, ändert sich die Überschrift der Spalte "Kategorie" in "Person". Hier wird dann die dem Dokument zugeordnete Person (z.B. Gläubigername) angezeigt.
Auto-Vorschau Ist dieser Button aktiviert, wird eine Vorschau des Dokuments angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Zeile gehen.
Baum zeigen Hier werden Ihnen die Dokumente des Archivs in einer Baumstruktur angezeigt.
Import Hier können Sie Daten von Ihrem PC in das Archiv übertragen.
Export] Das Dokument wird auf Ihrem PC gespeichert.
Klonen Das gewählte Dokument wird als neue Version geklont und dann mit einer neuen Versionsnummer zu dem Ursprungsdokument angezeigt.
Bearbeiten oder anzeigen Das ausgewählte Dokument wird geöffnet. Wenn das Dokument bereits geklont wurde, kann nur die letzte Version bearbeitet werden. Bei allen anderen Versionen ändert sich der Button [Bearbeiten] in [Anzeigen]
Kann das Dokument nicht geöffnet werden, liegt es evtl. an einer Bearbeitungssperre, die über das Kontextmenü (rechter Mauszeiger) "Bearbeitungssperre aufheben" aufgehoben werden kann.

Merkmale Hier können Sie den Namen, die Kategorie, den Bereich und die Stichworte des Dokuments ändern oder eingeben.
Wiedervorl. Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich der Dialog Datumseingabe. Hier können Sie ein Wiedervorlagedatum für die Terminverwaltung eingeben oder ändern.

Mit einem rechten Mausklick (oder durch Drücken der Taste ShiftF10) im Bereich der Archivliste wird ein Kontextmenü angezeigt, mit dem eine Vielzahl weiterer Aktionen durchgeführt werden kann.

Hinweise

Siehe auch



Schatten